مقدمة:
تعتبر وظائف الإدارة ضرورية لنجاح أي منظمة، سواء كانت منظمة صغيرة أو كبيرة أو متعددة الجنسيات حيث توفر هذه الوظائف إطارًا لعملية التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة في المنظمة يمكن للقادة توجيه فرقهم بشكل فعال نحو تحقيق أهداف وغايات المنظمة من خلال فهم وتنفيذ أساسيات وظائف الإدارة.
وظائف الإدارة الأربع هي الأنشطة الأساسية التي يقوم بأدائها كل قائد بشكل يومي حيث تلعب كل وظيفة دوراً هاما في المنظمة لا يمكن الاستغناء عنها من أجل ضمان تحقيق أهداف المنظمة بكل كفاءة وفعالية عالية.
ماهية الإدارة:
إن أساس كل منظمة هو إدارتها وتلعب الإدارة دوراً حاسماً وأساسياً في نجاح المنظمة وتحقيق أهدافها.
للإدارة أكثر من تعريف ومفهوم ويمكننا تعريف الإدارة بأنها عملية تخطيط وتنظيم وقيادة ومراقبة الموارد المتاحة داخل المنظمة واستخدامها بالشكل الأمثل من أجل تحقيق أهداف أو غايات محددة.
ويمكن تقسيم مستويات الإدارة في المنظمة إلى ثلاث مستويات إدارية هي كالتالي:
1- الإدارة العليا: هي الإدارة المسؤولة عن اتخاذ القرارات التي تؤثر على كامل المنظمة وحل المشاكل الكبيرة المتعلقة بالمنظمة.
2- الإدارة الوسطى: هي الإدارة المسؤولة عن تنفيذ قرارات الإدارة العليا وتنظيم عمل ومهام العاملين في المنظمة.
3- الإدارة الدنيا (العاملين): وهم الموظفين في المنظمة وتكون مسؤوليتهم على أداء الأنشطة اليومية للمنظمة والإشراف عليها والتأكد من تأدية هذه المهام بالشكل المطلوب من أجل تحقيق أهداف المنظمة.
هل الإدارة علم أم فن؟
من الصعب الإجابة على هذا السؤال باختصار وبدون تفصيل ويمكن الإجابة على هذا السؤال بأن الإدارة يمكن اعتبارها علمًا وفنًا.
لأن البعض يرى أنها علم لأنها تعتمد على المبادئ والنظريات العلمية التي قام بابتكارها العلماء، والبعض الآخر يرى أن الإدارة فن لأنها تتطلب الإبداع والحدس والابتكار في أداء المهام.
الإدارة علم:
يمكن القول بأن الإدارة علم لأنها تقوم على مبادئ ونظريات وأساليب منهجية يمكن دراستها وتطبيقها بطريقة يمكن التنبؤ بها.
وتوفر نظريات الإدارة مثل الإدارة العلمية لفريدريك تايلور ومبادئ الإدارة لهنري فايول إطارًا لفهم السلوك التنظيمي وصنع القرار.
كما يدعم استخدام البيانات والتحليلات في الممارسات الإدارية الحجة القائلة بأن الإدارة علم، لأنها تنطوي على جمع وتحليل منهجي للمعلومات لاتخاذ قرارات مستنيرة.
الإدارة فن:
ومن ناحية أخرى يمكن القول بأن الإدارة فن لأنها تتطلب الإبداع والحدس في أداء العمل واللمسة الشخصية لقيادة وإلهام الآخرين بشكل فعال.
إن القدرة على تحفيز الموظفين والتواصل بفعالية والتكيف مع المواقف المتغيرة هي صفات غالبًا ما ترتبط بالفن وليس بالعلم. غالبًا ما يعتمد المديرون الناجحون على غرائزهم وخبراتهم الشخصية لاتخاذ القرارات، بدلاً من الاعتماد فقط على النظريات والمبادئ.
الإدارة علم وفن:
يمكن اعتبار الإدارة علمًا وفنًا في نفس الوقت، لأنها تتطلب توازنًا بين التفكير التحليلي وحل المشكلات بشكل إبداعي.
والمدراء الناجحون هم الذين يمكنهم الجمع بين المبادئ العلمية والمهارات الفنية في إدارة المنظمة وإلهام فرقهم من أجل تحقيق الأهداف التنظيمية.
علاقة المدير الناجح بأساسيات وظائف الإدارة:
العلاقة بين المدير الناجح واستخدام الوظائف الإدارية الأساسية علاقة تكافلية ويجب أن يكون المدير الناجح قادرًا على الاستخدام الفعال لهذه الوظائف.
إن لوظيفة التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة خلطة سحرية لتحقيق النجاح ومعرفة كيفية تحفيز العاملين بالمنظمة من أجل دفع منظمتهم نحو تحقيق أهدافها وإتقان هذه الوظائف.
عند إتقان هذه الوظائف يسهل على القائد إدارة المنظمة وقيادة فريق العمل بفعالية نحو النجاح ويعطي الضمان الذهبي لاستدامة المنظمة.
ماهي أساسيات وظائف الإدارة:
اختلف العلماء في مسألة عدد وظائف الإدارة فمنهم من يقول أربع والبعض يقول خمس وظائف، سابقا كانت هناك أربع وظائف أساسية ومع التطورات والتعمق في الإدارة استحدثت وظيفة خامسة وهي التوظيف.
سوف نتطرق إلى الحديث عن أهم أربع وظائف أساسية للإدارة وهي تأتي تباعاً:
أساسيات وظائف الإدارة وظيفة التخطيط:
التخطيط هو عملية ذهنية تعتمد على إنتاج الأفكار من خلال دراسة الوضع الحالي للمنظمة والتنبؤ بما ستكون عليه المنظمة في المستقبل من أجل تحقيق أهداف المنظمة.
يعد التخطيط وظيفة إدارية رئيسية يجب على المدير الناجح أن يتفوق فيها وأن يتقن مهارتها. وينطوي التخطيط على تحديد الأهداف والغايات، وتطوير الاستراتيجيات لتحقيق تلك الأهداف، وإنشاء خطط عمل لتنفيذ تلك الاستراتيجيات. يجب أن يتمتع المدير الناجح بمهارات قوية في اتخاذ القرار والقدرة على توقع التغيرات في بيئة الأعمال والتكيف معها.
أساسيات وظائف الإدارة وظيفة التنظيم:
التنظيم هو تحديد المهام والمسؤوليات المطلوب إنجازها للعاملين المناسبين في المنظمة من أجل تحقيق أهداف المنظمة التي تم تحديدها.
ويعد التنظيم وظيفة إدارة يجب على المدير الناجح أن يتقنها. ويهتم التنظيم بتنسيق الموارد والمهام والأشخاص لضمان كفاءة العمليات وفعاليتها. ويجب أن يكون المدير الناجح قادرًا على تفويض المهام، وتحديد أدوار ومسؤوليات العاملين، وإنشاء هيكل تنظيمي يتيح سير العمل بسلاسة داخل المنظمة.
أساسيات وظائف الإدارة وظيفة القيادة (التوجيه):
القيادة هي التأثير على المرؤوسين في العمل بشكل إيجابي من أجل ضمان تحقيق أهداف المنظمة المرسومة.
وتعد القيادة وظيفة بالغة الأهمية يجب على المدير الناجح إتقانها وتتضمن القيادة تحفيز وإلهام وتوجيه الموظفين نحو تحقيق الأهداف التنظيمية. ويجب أن يتمتع المدير الناجح بمهارات تواصل قوية وذكاء عاطفي وقدرة على بناء الثقة والعلاقة مع العاملين بالمنظمة.
أساسيات وظائف الإدارة وظيفة الرقابة:
الرقابة هي قياس أداء الأعمال والعاملين بالمنظمة الفعلي مقارنة بالأهداف المحددة في وظيفة التخطيط من أجل تحديد الانحرافات وتصحيحها.
تمكن الرقابة المدير من مراقبة التقدم وتقييم الأداء وإجراء التعديلات حسب الضرورة. ومن خلال تنفيذ الضوابط والتدابير، يمكن للمدير التأكد من تقليل النكسات إلى الحد الأدنى، وتحقيق الأهداف، واستخدام الموارد بشكل فعال.
خاتمة:
إن فهم أساسيات وظائف الإدارة أمر بالغ الأهمية لأي منظمة تتطلع إلى تحقيق النجاح والكفاءة في عملياتها. من خلال إتقان الوظائف الرئيسية الأربع للإدارة التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة.
وإتقان هذه الوظائف يمكن للمديرين إنشاء بيئات عمل تتسم بالكفاءة والفعالية من أجل تحقيق النجاح التنظيمي.
